Uitleenreglement expomaterialen 

1. Voorwaarden

Erfgoed Balen vzw stelt haar tentoonstellingsmateriaal ter beschikking aan instellingen, verenigingen en personen, voor gebruik bij niet-commerciële activiteiten. Het tentoonstellingsmateriaal staat gratis ter beschikking van de bovenvermelde actoren in de k.ERF-regio (Balen, Dessel, Geel, Laakdal, Meerhout, Mol en Retie).  Actoren van wie de maatschappelijke zetel of het secretariaat en de werking zijn gevestigd buiten de k.ERF-regio dienen een vastgestelde vergoeding te betalen aan Erfgoed Balen vzw voor het gebruik van het materiaal. 

2. Procedure

2.1. Reservatie

Reservatie vooraf is verplicht. De aanvraag tot gebruik van het tentoonstellingsmateriaal dient minstens één maand voor de afhaling van het betreffende materiaal toe te komen bij Erfgoed Balen vzw, t.a.v. de voorzitter, Bevrijdingsstraat 1, 2490 Balen.  De ontlener vult daarvoor het uitleenformulier in.  Het uitleenformulier is eveneens online beschikbaar via de website van Erfgoed Balen vzw: www.erfgoedbalen.be.  Het toekennen van materiaal gebeurt door de Raad van Bestuur van Erfgoed Balen vzw. De reservatie wordt vervolgens schriftelijk bevestigd, via e-mail. Bij meerdere aanvragen, voor gebruik op dezelfde data, zal voorrang gegeven worden aan degene die als eerste zijn aanvraag indiende. 

2.2. Ontlenen 

De ontlener zal het materiaal afhalen en terugbezorgen op de vooraf afgesproken tijdstippen en plaatsen.  Bij het terugbrengen wordt het uitgeleende materiaal nagekeken door de ontlener.  Erfgoed Balen vzw kan een waarborg eisen, met een maximumbedrag ter waarde van het ter beschikking gestelde materiaal. Die waarborg dient vooraf te worden overgemaakt aan de vzw. Actoren van wie de maatschappelijke zetel of het secretariaat en de werking zijn gevestigd buiten de k.ERF-regio dienen eveneens vooraf een vastgestelde vergoeding te betalen aan Erfgoed Balen vzw. 

2.3. Gebruik van het tentoonstellingsmateriaal

De ontlener zal het ontleende materiaal met de grootst mogelijk zorg behandelen en zich houden aan de richtlijnen door Erfgoed Balen vzw verstrekt.  Het is niet toegelaten het ontleende materiaal verder te ontlenen, over te dragen of ter beschikking te stellen van derden.

2.4. Beschadiging of verlies

In geval van beschadiging of verlies van het ontleende materiaal zal de ontlener gehouden zijn dit op vakkundige wijze in de oorspronkelijke toestand te (laten) herstellen, of dit te vervangen door nieuw gelijkwaardig materiaal.  De ontlener is tijdens de uitleenperiode, zijnde vanaf de afhaling tot aan de terug bezorging, verantwoordelijk voor alle schade veroorzaakt door of bij middel van het ter beschikking gestelde materiaal.   

3. Bijkomende bepalingen

Afwijkingen op dit reglement kunnen slechts toegestaan worden door de bestuursvergadering.  Iedereen die het materiaal ontleent wordt geacht dit reglement te kennen en het toe te passen.   

4. Bijlagen

• Klik hier voor het uitleenformulier (door de ontlener in te vullen). 
• Een lijst van de beschikbare materialen met de vastgestelde vergoedingen:

(*): Erfgoed Balen vzw stelt haar tentoonstellingsmateriaal gratis ter beschikking aan instellingen, verenigingen en personen in de Stuifzand-regio.  Actoren van wie de maatschappelijke zetel of het secretariaat en de werking zijn gevestigd buiten de Stuifzand-regio dienen de vastgestelde vergoeding per stuk te betalen aan Erfgoed Balen vzw voor het gebruik van het materiaal. 

(A): Vergoeding voor 1 week of 1 weekend.

(B): Vergoeding per volgende, aaneensluitende week.